生成AIは、業務を効率化する強力なツールとして役立ちます。営業部門やマーケティング部門、カスタマーサポート、経理、人事など、あらゆる部門で活用が可能です。例えば、顧客対応の自動化やデータ分析、プロトタイプの早期作成などが具体的な例です。生成AIを効果的に活用することで、業務の効率を大幅に向上することができます。そのため、多くの企業が自社に適した利用方法を模索していることでしょう。実際に、日本国内の企業でも、生成AIを導入することで作業時間の短縮や品質の向上など、さまざまな業務改善が進んでいます。本記事では、生成AIによって効率化できる業務内容や、その手順をわかりやすく解説します。また、企業による実践事例も紹介していますので、ぜひ参考にしてください。生成AIによる業務効率化とは？生成AI（Generative AI）とは、人工知能の一種であり、テキスト・画像・音楽・映像などのコンテンツを生成する能力を持つものです。生成AIは、機械学習の技術を利用して大量のデータからパターンを学習し、その学習結果をもとに新しいデータを作り出します。トレーニングデータセットは、テキストや画像などの大量の情報を含みます。このデータセットを使ってモデルを反復的に訓練することで、AIはパターンを学習し、より高度で正確な生成結果を提供できるようになります。生成AIの活用は、業務効率化に寄与します。特にデータ処理やコンテンツ生成、カスタマーサポートといった領域での導入が進んでおり、その効果が実証されています。生成AIの活用により、業務の効率化を図ることで、企業全体の生産性と業務の品質向上にも寄与します。生成AIを効果的に導入・運用することで、時間やコストの削減だけでなく、より質の高い業務を実現できるようになるでしょう。業務効率化をはじめとする生成AIの導入メリットについて、詳しく知りたい場合は以下の記事をご覧ください。生成AIのメリットとデメリットとは？デメリットの対策も解説生成AIで業務効率化ができる業務生成AIで業務効率化ができる業務としては、主に以下が挙げられます。資料作成問い合わせ対応メールクリエイティブ制作プログラミングプロジェクト管理調査・分析それぞれの業務を効率化するうえで、生成AIがどのように貢献するのか、具体的なメリットと併せて順番に詳しく解説します。資料作成生成AIは、資料作成の業務を大幅に効率化する強力なツールです。特に、日々の業務で必要とされるレポートやプレゼンテーション資料、提案書の作成などにおいて効果が顕著に表れます。生成AIには、データを元に自動的にレポートを作成する能力があります。例えば、営業データやマーケティングデータを取り込んで、売上分析や市場トレンドを反映したレポートを短時間で生成することが可能です。手作業でのデータ分析やグラフ作成にかかる時間が削減され、迅速な報告が実現するでしょう。生成AIは、テキストだけでなく、ビジュアル要素を含む資料の作成にも役立ちます。例えば、プレゼンテーション用のスライドや、報告書に挿入するグラフやチャートをAIが自動生成し、わかりやすくまとめられます。デザイン制作に不安がある人でも、高品質な資料を短時間で作成することが可能です。問い合わせ対応生成AIは、社内外からの問い合わせに対して自動で回答を提供してくれます。上手に活用すれば、「人間が対応するのは、生成AIが対応できなかった問い合わせに限定する」といった運用に変更することも可能です。従来のAIと比べた際に、生成AIの大きな特徴は自動で回答文を生成できる点にあります。従来のAIには文章を生成する機能がないため、問い合わせ対応にはあらかじめFAQを作成しておく必要がありました。しかし、生成AIを使えば、既存の資料を学習させるだけで、AIが問い合わせに対して適切な情報を検索し、わかりやすく要約して回答してくれます。社内の問い合わせ対応に関して、社員が疑問を即座に解決できるようになります。その結果、問い合わせ対応に割く時間を削減でき、他の業務により多くのリソースを割けるようになるでしょう。メールビジネスシーンで日常的にやり取りされるメールには、業務進行上の不明点を確認する連絡や会議のアジェンダ、フォローアップなどの内容が含まれます。生成AIを活用すれば、これらの定型的な文章を自動で作成し、必要な情報を補うだけでメールを即座に完成させることができます。繰り返し行うメール作成の手間が省け、スピーディーに完了できるでしょう。また、特定の顧客・取引先に対して送信する個別対応のメールに関しても、生成AIのサポートが役立ちます。例えば、生成AIにメールの内容と文調を伝えるだけで時間をかけずに送信する相手に合わせたメールの作成が可能です。生成AIは敬語やビジネス文書のフォーマットに則った文章を自動で生成できるため、メールの品質も向上するでしょう。クリエイティブ制作生成AIは、画像や動画の作成も可能です。テキストで指示を入力するだけで画像や動画が生成されるため、デザインや動画編集の専門スキルがなくても簡単に制作できます。実際に、生成AIを活用して広告を制作する企業の事例も増えています。ある企業では、以下のような作業に生成AIを活用して広告を作成しました。アイデアの発案キャラクターやキャッチコピーの作成台本の作成音声の追加さらに、WebサイトやSNSで使用する画像の作成や、PR動画の制作にも生成AIが利用されています。自社キャラクターを生成AIで作り、それをPRに活用するケースも見られます。プログラミング生成AIは、プログラミングにおいても業務効率化を実現する強力なツールとして注目されています。特に、コードの生成やエラー検出、リファクタリングなどの作業で、生成AIが果たす役割は非常に大きいです。生成AIは、指定された要件にもとづいて自動的にコードを生成できます。例えば、関数やクラスのスケルトンを自動的に作成可能でき、これをもとに開発者が具体的なロジックを追加するだけで済みます。手作業でコードを書き起こす時間が短縮され、開発スピードが大幅に向上するでしょう。生成AIはベストプラクティスにもとづいたコードを生成するため、コードの品質確保も期待できます。また、生成AIは、プログラムのエラー検出やデバッグ作業にも役立ちます。AIは、コードの分析を行い、潜在的なバグや非効率な処理を事前に検出可能です。その結果、開発者が手動でデバッグに費やす時間が大幅に削減され、より迅速に問題を解決できるようになります。生成AIはエラーメッセージの解釈や修正方法の提案も行ってくれるため、複雑なバグ対応の効率化にもつながります。プロジェクト管理プロジェクトの計画立案から進捗管理、リソースの最適化まで、生成AIは多岐にわたるプロジェクト管理の業務を効率化できます。プロジェクトのリスク管理や進行中の課題に対する早期対応も、生成AIの予測機能により強化されます。例を挙げると、プロジェクト管理の最初のステップである計画立案は、生成AIによって大幅に効率化されます。生成AIは過去のプロジェクトデータやリソースの利用状況を分析し、最適なプロジェクトスケジュールを自動で提案します。タスクの優先順位付けやリソースの割り当てを効率的に行い、無駄のないプロジェクト計画を短時間で作成可能です。生成AIは、プロジェクトの進捗管理でも役立ちます。タスクの完了状況をリアルタイムで追跡し、遅延が発生する前にリマインダーを自動で送信します。これにより、プロジェクトマネージャーやチームメンバーが効率的にタスクを進められ、遅延のリスクを最小限に抑制できるでしょう。生成AIは進捗データを分析し、プロジェクト全体の状態を可視化することで、早期に問題を発見し対応策を講じるサポートも行ってくれます。調査・分析生成AIは、市場調査や競合調査、分析業務においても、効率化の面で大きな力を発揮します。これらの業務は膨大なデータを扱うため、従来の手法では時間と労力がかかりますが、生成AIを活用することで、迅速かつ精度の高い調査・分析が可能となります。効果的な市場調査を行うためには、膨大なデータを収集し、整理する必要があります。生成AIは、インターネット上の公開データや報告書、ソーシャルメディアの投稿など、さまざまな情報源から自動でデータを収集し、整理することが可能です。手動でデータを収集する時間を大幅に削減できるでしょう。生成AIは、収集したデータをもとにトレンドの分析や将来の予測を行うことも得意です。過去のデータと現在の市場動向を比較し、AIがトレンドの変化を検出し、将来の市場動向を予測します。企業は市場の動きに迅速に対応するための戦略を立てやすくなるでしょう。生成AIは複数のシナリオをシミュレーションし、それぞれの結果を比較することで、最適な意思決定のサポートもしてくれます。ビジネス戦略において、競合他社の動向を把握する競合分析が非常に重要です。生成AIは、競合他社のニュースやプレスリリース、製品情報、ソーシャルメディアの投稿などを自動で収集・分析し、競合の強みや弱み、新たな戦略を特定できます。AIはこれらの情報をもとに、自社との比較分析を行い、競争優位性を強化するための提案を行ってくれます。なお、業務効率化ができる業務内容は、採用する生成AIの種類によって異なります。生成AIの種類について、詳しくは以下の記事で解説していますので参考にしてください。生成AIの種類一覧と注目サービスの紹介 生成AIで業務効率化する手順以下に、生成AIで業務効率化を目指す際の基本的な手順をまとめました。業務の特定目標の設定適切な生成AIツールの選定データの準備トレーニングとチューニングパイロットテストの実施導入とモニタリング継続的な改善ここからは、生成AIを用いて「文章・資料の作成、編集、添削の業務効率化」を図る企業のケースを例に、それぞれの手順を詳しく解説します。業務の特定まず、生成AIを導入する業務を特定しましょう。生成AI導入による業務効率化が向いている業務の主な特徴は、以下のとおりです。時間がかかる業務単純で、繰り返しの多い業務データや情報の生成・処理が必要な業務例えば、多くの時間を費やしている以下のような作成・編集の業務が挙げられます。企業レポートブログ記事マーケティング資料目標の設定時間の削減や品質向上など、生成AIを用いて業務効率化を図る際の具体的な目標を設定します。ここで設定する目標の一例を、以下に示しました。文章・資料の作成、編集、添削にかかる時間を50%削減する誤字脱字の数を減らすユーザー満足度を向上させる適切な生成AIツールの選定自社の環境や業務内容に適した生成AIツールをリサーチのうえで選定します。選定の際は、各ツールの機能、コスト、導入の容易さなどを比較しましょう。例えば、文章生成業務の効率化を図る際は「ChatGPT」、編集・添削業務の効率化を測る場合には「SAKUBUN」や「QuillBot」「Grammarly」などを選ぶことが多いです。業務効率化を目指すうえでChatGPTの導入を検討している場合には、併せて以下の記事もお読みいただくことをおすすめします。生成AIとChatGPTの違いとは?技術や用途を解説【事例あり】データの準備生成AIを効果的に活用するには、AIモデルのトレーニングが不可欠です。そこで、AIモデルのトレーニングに必要なデータを収集します。過去の業務データや関連する文書などを集めましょう。例えば、過去の企業レポート、ブログ記事、マーケティング資料などを収集します。その際、データの質を確保するためにクレンジングを行い、トレーニング用データセットを作成することが望ましいです。トレーニングとチューニング前のステップで準備したデータをもとに、AIモデルのトレーニングを行います。トレーニングの際はAIモデルのパフォーマンスを評価し、必要に応じてチューニングを行いましょう。AIモデルのトレーニング・チューニングの具体例は、以下のようなものがあります。ChatGPTに収集した資料を読み込ませ、文章生成のパターンを学習させるGrammarlyの設定を調整し、適切な文法やスタイルのチェックを行うパイロットテストの実施小規模なパイロットテスト（試験的な導入）を実施し、生成AIの効果を検証します。テストの結果を分析し、改善点を特定しましょう。例えば、生成AIを使って企業レポートやブログ記事の一部を試験的に作成してみます。その後、従来のプロセスと比較し、フィードバックをもとにAIモデルを改善します。導入とモニタリングパイロットテストで得た知見をもとに、生成AIを正式に導入します。導入後は、パフォーマンスを継続的にモニタリングしましょう。具体的には、生成AIを正式に導入し、文章・資料の作成、編集、添削プロセスに組み入れます。そのうえで、作業時間や品質、ユーザー満足度などを定期的にチェックしましょう。継続的な改善導入後は、ユーザーや従業員からのフィードバックを定期的に収集し、生成AIモデルの改善に役立てます。新たに取得したデータやフィードバックをもとにAIモデルを再トレーニングします。モデルの精度・効果を向上させつつ、業務プロセスを最適化しましょう。生成AIによる業務効率化の事例最後に、生成AIによって実際に業務効率化に成功した企業として、5つの事例をピックアップして紹介します。導入の効果や内容を中心に解説していますので、今後の生成AI導入の参考にしてください。LIFULLLIFULLでは、内製の生成AI（keelai）の開発・活用によって、20,000時間以上の業務時間の削減に成功したことを発表しています。兼ねてより1年間で20,000時間の削減を目標としていたところ、その半分の期間で目標を達成しました。開発した生成AIを広く活用してもらうために、LIFULLが講じた主な施策は以下のとおりです。生成AIのプロンプトエンジニアリングを身につけるための社内ゼミの実施表彰制度を通じた成功事例の普及Slackによる相談窓口の準備使用方法を解説するドキュメントの拡充Slackの広報各部門に推進リーダーの配置社内ゼミは、「初心者がプロンプトの基礎を学んですぐに中級者になることを目指す」といった内容です。200人を越える参加人数を記録しており、このゼミをきっかけに利用者は大きく伸び、業務の自動化が大幅に進むきっかけにもなりました。また、相談窓口をSlackに用意し、複雑なプロンプトの改善やアイデアを相談できるようにしている点も特徴的です。参考：株式会社LIFULL「生成AIによる20,000時間の業務効率化を支える取り組み」GMOGMOインターネットグループでは「AIで未来を創るNo.1企業グループへ」を掲げ、グループをあげて生成AIの活用を進めています。調査によると、グループ全体で約13万2,000時間/月（前回調査差+約2万時間）の業務時間削減が実現しました。過去の調査も踏まえ、2024年上半期の合計で約67万時間（推定）の削減に成功したことを発表しています。同調査では、調査対象であるGMOインターネットグループの国内パートナーの47.2%が、複数の生成AIモデルを使い分けていることがわかっています。そのうち業務で最も優れていると思う生成AIモデルは、GPT-4が65.9%、Gemini 1.5 pro・Claude 3 Opusが約5%ずつという回答で、各AIモデルの特性を理解し業務に応じAIを使い分けている状況です。GMOインターネットグループでは、今後さらに突き抜けたアウトプットを実現するうえで、目的に応じた最適なAIモデルの活用が必須であると捉えています。これに対応できる社内ツールの開発・提供を通じて、目標達成を目指している状況です。参考：GMOインターネットグループ株式会社「GMOインターネットグループ、生成AI活用により2024年上半期で約67万時間の業務時間を削減～国内パートナー（従業員）の83.9%が生成AIを活用～」LINEヤフー2023年10月より、LINEヤフーでは開発業務に関わる全てのエンジニア約7,000名を対象に、GitHubが提供するAIペアプログラマー「GitHub Copilot for Business」を導入しています。これはソフトウェア開発におけるコーディング作業においてAIがコード記述の提案を行い、エラー・最適化のポイントをAIの視点で捉えることで、エンジニアが効果的・効率的に作業を進められるツールです。導入に先駆け、2023年6月から8月間にわたり、LINEおよびヤフーのエンジニア約550名を対象に「GitHub Copilot for Business」のテスト導入を実施しました。テスト終了後のアンケートによる定性評価とGitHubでのさまざまな活動を定量化するアクティビティによる評価の分析の結果、1人あたりのエンジニアの1日のコーディング時間は約1～2時間の削減に成功しました。アクティビティでは、一部指標における利用前後の比較で約10～30%向上しています。この結果を受け、正式導入を決定しました。LINEヤフーでは「GitHub Copilot for Business」の積極的な活用により、エンジニアの生産性向上を推進しています。また、コーディングの時間削減で生まれた時間を新たなサービス創造に充てることを目指している状況です。参考：LINEヤフー株式会社「LINEヤフーの全エンジニア約7,000名を対象にAIペアプログラマー「GitHub Copilot for Business」の導入を開始」パナソニックコネクト2023年2月より、パナソニックコネクトでは、以下の3つを目的にChatGPTをベースとしたAIアシスタントサービス「ConnectAI」を国内の全社員（約12,400人）に対して展開しています。生成AIによる業務生産性向上社員のAIスキル向上シャドーAI利用リスクの軽減パナソニックコネクトに浸透する経営トップから現場まで「チャレンジしている人」を応援する文化が、大規模ながらもスピーディな導入につながっています。2023年6月～2024年5月における「ConnectAI」の活用実績に関する調査結果は、以下のとおりです。1年間で全社員18.6万時間の労働時間を削減検索エンジン代わりのような用途から、戦略策定や商品企画などの1時間以上の生産性向上につながる利用が増加製造業らしい活用（素材に関する質問、製造工程に関する質問等）も増加16か月の間に情報漏洩や著作権侵害などの問題は発生せず上記の調査結果を受けて、2024年6月より「ConnectAI」に対して新たにプロンプト添削機能を追加し、さらなる生産性の向上を図っています。また、2024年4月からは、自社固有の社外秘情報である品質管理の情報に対しても回答してくれる生成AIの活用もスタートさせています。この取り組みにより、品質管理規定や過去の事例をもとに製品設計時の品質に関する質問が可能になりました。この機能には、回答結果の真偽を社員自身が確認できるよう、回答の引用元を表示する機能も実装しています。参考：パナソニック コネクト株式会社「パナソニック コネクト 生成AI導入1年の実績と今後の活用構想～1年で労働時間を18.6万時間削減～」パルコ2023年10月、パルコは最新の画像生成AI技術を活用した「HAPPY HOLIDAYSキャンペーン」というファッション広告の制作を発表しました。この広告では、モデルの撮影を行わず、人物から背景まで、すべての要素をAIが生成しました。また、グラフィックやムービーだけでなく、ナレーションや音楽もすべて生成AIが作成しています。人間のモデルを使用せず、AIが生成したモデルを用いることで、業務の効率化を図りつつ、独特のモード感を持つ斬新なファッション広告の制作に成功しました。参考：PR TIMES「パルコ初の生成AI広告「HAPPY HOLIDAYSキャンペーン」が公開！グラフィック・ムービー・ナレーション・音楽まで全て生成AIにて制作！」まとめ生成AIは、今や業務効率化を図るうえで欠かせない存在です。これまで人が行っていた膨大な作業を迅速かつ正確に処理する能力を持つ生成AIの力は、ビジネスのあらゆる分野で発揮されています。生成AIを効果的に活用することで、時間とコストの削減だけでなく、従業員がよりクリエイティブで価値の高い業務に集中できるようになります。データに基づいた意思決定を迅速に行えるようになるため、競争の激しい市場においても、確実な一歩を踏み出せるでしょう。生成AIの導入と活用は、未来のビジネス成功に向けた重要なステップです。これからの時代において、生成AIをどのように取り入れるかが、企業の成長と競争力を左右する大きな要素となることは間違いありません。